นโยบายและเงื่อนไข

นโยบายหลัก
การบริหารจัดการอาคารชุดขนาดเล็กที่มีรายได้น้อย โดยคิดค่าบริการที่ไม่สูงนัก เพื่อให้อาคารชุดนั้นๆ อยู่ได้ โดยไม่ได้รับผลกระทบ

นโยบายรอง
เป็นส่วนหนึ่งของการบริการหลังการขาย โดยการบริหารจัดการที่ดี จะช่วยรักษา และเพิ่มมูลค่าทรัพย์สินให้กับลูกค้า

1.งานด้านการบริหารจัดการ

1.1 จัดเตรียมงบประมาณประจำปี
1.2 จัดเก็บรายรับค่าส่วนกลางและสาธารณูปโภค
1.3 การเร่งรัดจัดเก็บหนี้ค้างชำระ
1.4 จัดทำบัญชีรายจ่าย รวมทั้งควบคุมให้เป็นไปตามงบประมาณ
1.5 จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายประจำเดือน
1.6 ตรวจสอบเงินสดย่อย
1.7 วางแผนด้านการเงินของนิติบุคคลอาคารชุด

 
2.งานด้านการบริหารทั่วไป

2.1 จัดทำระเบียบการพักอาศัย
2.2 การควบคุมการให้บริการต่างๆ เช่น การเข้าตกแต่ง การขอสติ๊กเกอร์ และการใช้พื้นที่ส่วนกลาง เป็นต้น
2.3 การจัดเก็บรักษาเอกสารสำคัญ
2.4 การประกาศ ประชาสัมพันธ์ ข่าวสารต่างๆ
2.5 การจัดกิจกรรมตามเทศกาล (ตามมติเจ้าของร่วมและคณะกรรมการ)
2.6 การให้บริการเจ้าของร่วมและผู้พักอาศัย

 
3.งานด้านวิศวกรรม และลักษณะทางกายภาพ

3.1 การจัดทำทะเบียนทรัพย์สินจากการรับมอบงานระบบ
3.2 ระบบการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน ของเครื่องจักร
3.3 การจัดทำแผนงานประจำวัน เดือน ปี
3.4 ผนการประหยัดพลังงาน
3.5 จัดทำงบประมาณซ่อมบำรุงประจำปี
3.6 จัดหาผู้ตรวจสอบอาคารประจำปี
3.7 จัดทำสถิติการใช้สาธารณูปโภค น้ำประปา ไฟฟ้า โทรศัพท์
3.8 ตรวจสอบอุปกรณ์ป้องกันอัคคีภัยและฝึกซ้อมอพยพหนีไฟ
3.9 เตรียมมาตรการรองรับกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน

 
4.งานด้านจัดซื้อ/จัดจ้าง

4.1 จัดทำสมุดชื่อผู้เสนอสินค้าหรือบริการในราคายุติธรรม มีคุณภาพ และผ่านการรับรองคุณภาพของสินค้า
4.2 ต้องมีการกำหนดคุณสมบัติ และราคากลางของสินค้าหรือบริการ ของแต่ละชนิด
4.3 การจัดซื้อ/จัดจ้าง ทุกครั้งจะต้องมีการเปรียบเทียบราคา และคุณสมบัติของสินค้าและบริการ

 
5.งานด้านการบริการด้านชุมชนสัมพันธ์

บริษัทฯ ได้มอบนโยบายด้านความสัมพันธ์กับลูกค้า และชุมชน โดยผ่าน 4 CORE VALUE ได้แก่ TRUST / KNOWLEDGE SHARING / CUSTOMER CENTRIC / CSR ให้ถือเป็นหลักสำคัญ

5.1 สร้างความสัมพันธ์อันดีกับผู้พักอาศัย
5.2 สร้างทีมงานไว้เป็นศูนย์กลางในการติดต่อประสานงานต่างๆ
5.3 การจัดทำคู่มือ แนะนำกฎระเบียบข้อบังคับ ประชาสัมพันธ์ต่างๆ
5.4 รับเรื่องร้องเรียนและข้อเสนอแนะจากผู้พักอาศัย การให้คำแนะนำ และแนวทางในการพักอาศัยร่วมกัน

 
6.งานด้านบัญชี / การเงิน

ในการบริหารการจัดการอาคารชุด งานที่เกี่ยวข้องกับบัญชี / การเงิน และการจัดเก็บค่าใช้จ่ายต่างๆ เพื่อนำมาเป็นค่าใช้จ่ายภายในอาคารชุด ถือได้ว่าเป็นงานที่มีความสำคัญ จึงต้องมีวิธีจัดการที่รัดกุม โดยบริษัทฯได้วางระบบที่เป็นมาตรฐาน RMS (Real Estate Management System) และ ระบบเคาน์เตอร์เซอร์วิส เพื่อรองรับลูกค้า รวมทั้งได้วางแผนงานด้านการบัญชี/การเงิน ดังนี้

6.1 วางระบบบัญชี/การเงิน และการจัดเก็บค่าใช้จ่ายของอาคารชุด และควบคุมดูแลให้ปฏิบัติตามข้อกำหนด
6.2 จัดเตรียมเอกสาร ด้านบัญชี/การเงิน ให้เป็นมาตรฐาน
6.3 จัดทำงบประมาณ และแผนการบริหารการเงินประจำปี เพื่อให้เกิดความสมดุล
6.4 จัดทำงบการเงิน และงบกระแสเงินสด เพื่อประชาสัมพันธ์
6.5 รายงานสถานะการเงินประจำเดือน และประจำปี เพื่อให้ทราบถึงสถานะทางการเงินของอาคารชุด
6.6 ออกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายส่วนกลาง และเจ้าของร่วม
6.7 ติดตาม เร่งรัดจัดเก็บค่าใช้จ่ายต่างๆ / ออกหนังสือเตือน เพื่อให้ชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ
6.8 ออกใบเสร็จรับเงิน ควบคุมเกี่ยวกับการเก็บรักษาเงินและเอกสารสำคัญทางบัญชี/การเงิน
6.9 ติดต่อประสานงานธนาคาร เพื่อรับทราบการเคลื่อนไหวทางการเงินของอาคารชุด
6.10 จัดเตรียมเอกสารสำหรับการเบิกจ่าย พร้อมตรวจสอบความถูกต้อง
6.11 จัดเตรียมเอกสารประจำปี เพื่อทำการตรวจสอบบัญชี/การเงิน โดยผู้ตรวจสอบบัญชีที่ได้รับอนุญาต เพื่อเสนอต่อที่ประชุมพิจารณาอนุมัติรับรอง
6.12 เพื่อความสะดวกของท่านผู้รับบริการ บริษัทฯ ได้มีบริการชำระค่าใช้จ่ายผ่านระบบเคาน์เตอร์เซอร์วิส

 
7.งานด้านการรักษาความปลอดภัย

บริษัทฯ ได้ตระหนักถึงความปลอดภัยในชีวิต และทรัพย์สินของอาคาร จึงจัดให้มีการรักษาความปลอดภัยทั้งภายใน และภายนอกอาคาร ตลอด 24 ชั่วโมง โดยการกำหนดเจ้าหน้าที่ประจำจุดในพื้นที่เสี่ยง รวมทั้งบริเวณเข้า-ออก ทั้ง ยังรวมถึงการให้บริการอำนวยความสะดวกที่เป็นมิตร และตรวจสอบผู้มาติดต่อ อย่างจริงจัง

7.1 การควบคุมการเข้า-ออกของบุคคลภายนอก
7.2 การจัดการจราจรภายในและรอบนอกของอาคาร
7.3 มาตรการตรวจตราและป้องปราม
7.4 การซ้อมเพื่อเหตุการณ์ฉุกเฉิน

 
8.งานด้านการรักษาความสะอาด

การดูแลรักษาความสะอาดพื้นที่ส่วนกลาง ทั้งภายใน และภายนอกอาคาร รวมถึงบริเวณโดยรอบ ถือเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่ง โดยคำนึงถึงสุขภาพอนามัยของผู้พักอาศัยเป็นสำคัญ

8.1 กำหนดขอบเขตของพนักงานในการปฏิบัติงาน
8.2 จัดทำแผนการทำงานตามปฏิทินประจำปี
8.3 ควบคุมการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผนงาน

 
9.งานด้านตรวจสอบและควบคุมการให้บริการ

เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้ พร้อมทั้งให้ความช่วยเหลือแนะนำและแก้ไขปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น บริษัทฯ จัดให้มีการเข้าตรวจสอบการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่อย่างสม่ำเสมอโดยมีการกำหนด KPI และการประเมินผลงานตามที่กำหนด รวมทั้งบริษัทคู่สัญญาต่างๆ

 
10.งานด้านการรายงาน

เพื่อให้เจ้าของร่วม ได้ทราบผลดำเนินการของฝ่ายจัดการ บริษัทฯ ได้เตรียมเสนอรายงานประจำเดือนต่างๆ ให้ทราบ อธิเช่น

10.1 รายผลการบริหารและปฏิบัติงานต่างๆ ที่เกี่ยวกับอาคารชุด
10.2 รายงานสถานะการเงินรายรับ-รายจ่ายประจำเดือน
10.3 รายงานยอดค้างชำระค่าใช้จ่ายแต่ละเดือน
10.4 รายงานผลดำเนินการต่างๆของอาคารชุด
10.5 รายงานประชุม เช่นประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วม / ประชุมคณะกรรมการ

 
11.งานด้านการประชุม

ฝ่ายบริการงานนิติบุคคล มีหน้าที่ในการจัดประชุมต่างๆ และสนับสนุน ดังนี้

11.1 ประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วม ประจำปี
11.2 ประชุมใหญ่วิสามัญ
11.3 ประชุมคณะกรรมการ
11.4 การประชุมคู่สัญญา
11.5 การประชุมฝ่ายบริหารงานนิติบุคคล

 
12.งานด้านกิจกรรมต่างๆ

ฝ่ายบริการงานนิติบุคคล มีหน้าที่ในการจัดประชุมต่างๆ และสนับสนุน ดังนี้

12.1 ซ้อมอพยพหนีไฟ
12.2 ตรวจสอบอาคาร
12.3 ทำบุญอาคาร
12.4 จัดอบรมพนักงาน
12.5 อื่นๆ